Un inventario de entrega es un documento firmado por propietario e inquilino que describe, ambiente por ambiente, en qué estado está el inmueble el día que se entrega. Se hace con fotos, una lista de lo que hay y una nota del estado de cada cosa. Si lo haces bien, el día de la devolución no discutes de memoria: comparas dos documentos.
Sirve para una sola cosa: que nadie tenga que adivinar. Cuando el inquilino se va y aparece una mancha en la pared, una puerta rayada o una llave de menos, la pregunta es siempre la misma: ¿eso ya estaba así?
Sin inventario, la respuesta depende de quién tenga mejor memoria o más carácter. Con inventario, depende de la foto con fecha y de la frase que ambos firmaron.
Te protege a ti también. Si eres tú quien administra el arriendo, el propietario te va a preguntar por qué descontaste del depósito. Un documento con firma responde solo.
Qué debe llevar el inventario paso a paso
Piensa en un recorrido. Entras por la puerta principal y avanzas ambiente por ambiente, siempre en el mismo orden, para que el documento de salida se pueda comparar línea por línea.
- Datos del inmueble y de las partes. Dirección, unidad, nombre del propietario, nombre del inquilino, fecha y hora de la entrega.
- Llaves y controles. Cuántas llaves de cada puerta, controles de portón, tarjetas de acceso al edificio.
- Lecturas de servicios. Número del medidor de luz, agua y gas el día de la entrega. Evita la discusión sobre quién debe el último recibo.
- Cada ambiente. Paredes, techo, piso, ventanas, puertas, tomacorrientes, luces, grifos, closets.
- Electrodomésticos y muebles, si el arriendo los incluye, con marca, cantidad y estado.
- Observaciones. Todo defecto que ya exista, aunque sea pequeño.
- Firmas de ambas partes en cada hoja o en la última con todas las páginas numeradas.
Cómo describir el estado sin dejar dudas
La mayoría de los inventarios fallan en el lenguaje. «Estado bueno» no dice nada. Dos personas leen «bueno» y entienden cosas distintas.
Usa una escala corta y defínela arriba del documento:
- Nuevo: sin uso visible.
- Bueno: uso normal, sin daños.
- Regular: desgaste visible, pero funciona.
- Malo: daño o no funciona.
Y luego describe lo concreto. Compara:
- Mal escrito: «Pared de la sala en buen estado».
- Bien escrito: «Pared de la sala, pintura blanca, buen estado, un roce de 5 cm cerca del interruptor».
La segunda frase te salva una discusión. Escribe los defectos pequeños. El inquilino no va a protestar por anotar un roce que ya estaba; sí va a protestar el día de la salida si tú lo descubres y él no.
Las fotos y el video: cómo hacerlas para que valgan
Las fotos sostienen el documento, pero solo si se pueden ubicar.
- Toma una foto general de cada ambiente desde la puerta y luego fotos de cerca de cada defecto.
- Incluye algo que dé escala, como una mano o un lápiz, junto a las manchas y rayones.
- Fotografía los medidores con el número legible.
- Haz un video corto recorriendo el inmueble, hablando en voz alta: «sala, pared norte, sin daños».
- Guarda todo en una carpeta con el nombre del inmueble y la fecha, y comparte una copia con el inquilino por WhatsApp o correo el mismo día.
Esa copia compartida importa. Si el inquilino recibe las fotos el día de la entrega y no reclama, tienes un registro de que estuvo de acuerdo.
El día de la entrega: escena de una visita
Imagina que llegas con el inquilino a un apartamento de dos habitaciones. Él tiene prisa por meter la mudanza. Tú le dices: «Diez minutos y quedamos listos, así ninguno de los dos discute después».
Recorren juntos. Tú lees en voz alta, él mira y corrige. En la segunda habitación el closet tiene una puerta floja. Lo anotas, lo fotografías y él firma esa línea. Cuando termina la entrega ya no hay nada que interpretar.
Dos consejos de oficio. Hazlo antes de que entre la mudanza, no después, porque con cajas en medio nadie ve nada. Y no dejes el documento «para mandarlo luego»: firmado en el momento vale mucho más que corregido por chat una semana después.
El día de la devolución
Con el inventario en la mano, el proceso es directo.
- Recorre el inmueble con el mismo documento y en el mismo orden.
- Marca lo que cambió y toma fotos de cada diferencia.
- Separa el desgaste normal del daño. Una pintura un poco opaca después de dos años es desgaste. Un hueco en la pared no lo es.
- Firmen un acta de devolución con las diferencias, o con la frase «se recibe conforme» si no hay ninguna.
- Revisa lecturas de medidores y pide constancia de que los servicios están al día.
Cómo se descuentan los daños y qué dice tu contrato sobre el depósito depende del país y de lo que las partes firmaron. Consulta la norma de tu país o a un abogado antes de fijar reglas. Lo que sí puedes controlar es que el documento de entrada esté completo.
Cómo llevar los inventarios de toda tu cartera
Con una o dos propiedades, una carpeta en el teléfono alcanza. Con diez o veinte, empiezan a perderse: ¿en qué fecha se entregó cada una? ¿Quién tiene la copia firmada? ¿Cuándo vence el contrato y toca revisar?
Lo práctico es que cada propiedad tenga su ficha con el dueño, el inquilino, las fechas y los archivos del inventario juntos. En el CRM de Realtia puedes registrar propiedades con su dueño y agendar como tarea la visita de devolución, para que la fecha no dependa de tu memoria. Y con Realtia AI por WhatsApp le mandas un audio y registra la tarea sin abrir nada.
Un inventario bien hecho también ayuda a filtrar riesgo antes de entregar las llaves. Si quieres el paso anterior, mira cómo evaluar a un inquilino, y para lo que viene después de firmar, cómo evitar la morosidad de un inquilino.
Plantilla base de inventario de entrega
Copia esto y ajústalo a tu contrato:
Inventario de entrega del inmueble ubicado en [dirección] Fecha y hora: [ ] Propietario o administrador: [ ] Inquilino: [ ] Llaves entregadas: [cantidad y tipo] Lecturas: luz [ ] agua [ ] gas [ ] Escala de estado: nuevo, bueno, regular, malo
Sala: paredes [estado y detalle], piso [ ], ventanas [ ], luces y tomacorrientes [ ] Cocina: [ ] Baños: [ ] Habitaciones: [ ] Observaciones: [defectos ya existentes] Fotos y video: entregados por [medio] el [fecha]
Ambas partes revisaron el inmueble y firman de conformidad. Firma propietario o administrador: ______ Firma inquilino: ______
Guarda una versión en blanco y otra por cada arriendo, con el nombre de la dirección. Así el próximo inventario te toma quince minutos.